Przepisy podatkowe mówią o wydatkach na reprezentację, ale nie precyzują, co się pod tym kryje. Ministerstwo Finansów zaleciło, by w tej sytuacji odwołać się do potocznego znaczenia tego pojęcia (pismo z 17 lipca 1995 r., PO 4/ AK-722-702/95). Zgodnie ze "Słownikiem języka polskiego" reprezentacja to okazałość, wytworność w czyimś sposobie życia, związana ze stanowiskiem lub pozycją społeczną. W odniesieniu do przedsiębiorców chodzi raczej o "dobre reprezentowanie firmy", które - jak informują organy podatkowe, powołując się na orzecznictwo NSA - może polegać na odpowiednim ubiorze pracowników, wystroju firmy, jej logo, tablicach informacyjnych, sposobie podejmowania interesantów i kontrahentów. Taka reprezentacja ma na celu stworzenie oczekiwanego wizerunku firmy, a także ułatwienie zawarcia umowy, kontaktu itp.

W piśmie Izby Skarbowej w Warszawie z 30 maja br. (1401/ PD-4230Z-37/06/ KK) czytamy: "reprezentacja w sposób pośredni promuje podmiot gospodarczy. Namawianie do kupna w ramach reprezentacji odbywa się poprzez stworzenie dobrego wizerunku firmy. (...) W praktyce podatkowej utrwalił się pogląd, iż reprezentacją są takie działania, które polegają na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, związane w szczególności z przyjmowaniem i utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, uczestnictwem w przyjęciach związanych z pobytem tych podmiotów, zakupy kwiatów i upominków wręczanych z okazji uroczystości itp.".

Istotne jest też to, że "reprezentacja ma na celu wyeksponowanie atutów firmy na zewnątrz wobec jej ewentualnych kontrahentów i nie dotyczy pracowników" (tak Drugi Urząd Skarbowy w Białymstoku, pismo z 20 września 2004 r., IIUSpblA/1/423/17/04/ BB).