Zrezygnowaliśmy ze standardowego biura

Adrian Accordi, prezes firmy doradczej TFS

Zdecydowaliśmy się na gotowe biuro dopasowane do naszych potrzeb. Początkowo nieufnie podchodziłem do tego typu rozwiązań, ale za namową znajomego przedsiębiorcy postanowiłem je wypróbować. Korzystając z elastycznego biura, jeszcze przez dwa miesiące nie rezygnowałem z tradycyjnego, które wynajmowałem już od kilku lat. Jednak nowe rozwiązanie okazało się zdecydowanie tańsze, a obsługa sekretarska wyjątkowo profesjonalna. Koszt utrzymania tradycyjnego biura to 4 - 5 tys. zł miesięcznie. Teraz płacimy tylko 1 - 1,5 tys. zł za miesiąc. Cena zależy od czasu korzystania z sali spotkań. Stanowiska pracy są już wliczone w miesięczny abonament. Są to tzw. gorące biurka (hot desk); w zależności od potrzeb każdy może z nich skorzystać. Nasi pracownicy - zatrudniamy 15 osób - mają laptopy i są mobilni. Ich praca polega na konsultacjach z klientem w jego siedzibie. Stąd w ciągu dnia w biurze są zwykle 2-3 osoby. Okazało się, że nie musimy wynajmować aż 150 mkw. i ponosić tak wysokich kosztów utrzymania biura. Firma działa od 5 lat, zajmujemy się doradztwem w zakresie funduszy unijnych.

Od razu zajęliśmy się rekrutacją

Anna Pfejfer-Buczek, wiceprezes Oprandi Polska

Poszukiwaliśmy w Warszawie biura w dobrej lokalizacji i o wysokim standardzie. Zajmujemy się rekrutacją pracowników na wysokie stanowiska specjalistyczne i zarządcze. Biuro, w którym prowadzimy rozmowy biznesowe, jest naszą wizytówką i musi podkreślać wysoką jakość świadczonych usług. Na początku oglądaliśmy mieszkania w starych kamienicach. Wymagały one adaptacji na nasze potrzeby i generalnego remontu. Nie były wyposażone w łącza internetowe. Myślę, że urządzanie biura od podstaw zajęłoby nam kilka miesięcy. Uznaliśmy, że nie będziemy tracić aż tyle czasu na sprawy niezwiązane z naszą podstawową działalnością i zdecydowaliśmy się na wynajęcie w pełni wyposażonych kilku pomieszczeń biurowych. Jedno z nich przeznaczyliśmy na salę spotkań z klientami, a pozostałe na gabinety dla konsultantów. Rozkład tych pokoi jest taki, że tworzą zamknięte biuro i zapewniają bardzo dobrą komunikację między nami. W każdej chwili możemy dodatkowo skorzystać z sal konferencyjnych. Nasi goście czekają na spotkanie w komfortowych warunkach. Do tej oferty przekonała nas również profesjonalna obsługa recepcyjno-sekretarska; zatrudnione na tych stanowiskach osoby bardzo dobrze znają angielski. Jest to ważne, bowiem w Oprandi Polska każdy z partnerów jest innej narodowości. Dzięki temu, że wybraliśmy ofertę międzynarodowej firmy, możemy bez przeszkód umówić się z naszym klientem w innym kraju i w ramach umowy skorzystać z biur tej firmy na całym świecie, otrzymując zawsze ten sam wysoki standard. Cena wynajmu była bardzo korzystna. Udało nam się wynegocjować duże rabaty, zapewne dlatego, że podpisaliśmy długoterminową umowę. A jeśli nasza firma będzie się rozwijała, nie musimy zmieniać siedziby, wystarczy, że wynajmiemy dodatkowe pokoje.