Firma zajmuje się działalnością handlową, ewidencjonuje koszty wyłącznie w zespole 4 oraz sporządza co kwartał sprawozdanie finansowe. Gdyby w tych warunkach roczny odpis na fundusz został zaksięgowany dopiero w maju, to koszty pierwszego kwartału byłyby niedoszacowane o wartość odpisu przypadającą na pierwsze trzy miesiące. Aby tego uniknąć i spowodować równomierne rozłożenie odpisów na przestrzeni poszczególnych kwartałów (miesięcy), powinno się zarachować w ciężar pierwszego kwartału równowartość 3/12 rocznego odpisu, tworząc tytuł biernego rozliczenia międzyokresowego (patrz art. 39 ust. 2 i 3 ustawy o rachunkowości). Księgowanie tej operacji będzie następujące (co miesiąc 1/12 odpisu):

Wn konto 490 "Rozliczenie kosztów",

Ma konto 641 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - bierne".

W sprawozdaniu finansowym za pierwszy kwartał utworzoną rezerwę wykażemy jako pozostałą rezerwę krótkoterminową (pozycja B I 3 pasywów).

Zwiększenie funduszu na koncie 851, które zgodnie z przepisami ustawy o funduszu nastąpi w maju, księgujemy (100 proc. wartości odpisu rocznego):

Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" w analityce: świadczenia na rzecz pracowników,

Ma konto 851 "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych";

rozliczenie kosztów od stycznia do maja, na które utworzyliśmy rezerwę (do wysokości rezerwy):

Wn konto 641 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - bierne",

Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów";

rozłożenie kosztów odpisu przypadających na okres od czerwca do grudnia (7 miesięcy) - 7/12 kwoty odpisu:

Wn konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne",

Ma konto 490 "Rozliczenie kosztów".

Począwszy od czerwca, dokonujemy comiesięcznego odpisu aktywowanego rozliczenia (odpowiednik 1/12 odpisu) księgowaniem:

Wn konto 490 "Rozliczenie kosztów",

Ma konto 640 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów - czynne".