Tomasz Sokołowski dyrektor marketingu w firmie Insert

Korzystne zmiany w gospodarce przekładają się na zwiększone wydatki przedsiębiorstw na IT. Powstaje dużo nowych firm, co powoduje zwiększony popyt np. na programy wspomagające sprzedaż. Część firm decyduje się na unowocześnienie posiadanego oprogramowania, dlatego odnotowujemy także wzrost sprzedaży systemów księgowych czy kadrowo-płacowych. Małe firmy, mające oprogramowanie wspomagające pracę tylko wybranych działów, sięgają zwykle po kolejne systemy lub moduły. Zwykle pierwszym zakupem jest system sprzedaży, następnie oprogramowanie dla księgowości i kadr oraz płac. Kolejne kroki to zakup systemów wspomagających obsługę klienta czy sprzedaż mobilną. Firmy, posiadając już wdrożony system ERP, zwykle skupiają się na aktualizowaniu programów, ale sięgają także po wyspecjalizowane oprogramowanie, np. wspomagające obsługę magazynów wysokiego składu.

Niezbędne minimum dla małej firmy to system wspomagania sprzedaży i program do obsługi księgowości. Przy zatrudnieniu kilkunastu osób rozsądny wydaje się także zakup programu do obsługi płac. Oczywiście część małych firm korzysta z zewnętrznych usług księgowych i płacowych, a naszymi klientami stają się biura rachunkowe. Zakup systemu od jednego producenta to gwarancja niezawodnej współpracy programów. Zaletą takiego rozwiązania jest też ujednolicony sposób obsługi aplikacji. Zdarza się, że producent nie tworzy specyficznych, niszowych systemów. Wtedy warto uzyskać od niego rekomendację, które programy poprawnie współpracują z jego systemami.

Robert Sowiński, członek zarządu MSM

Programy nasze, kojarzone do tej pory jako rozwiązania dla małych i średnich firm, dorównują już pod względem funkcji i technologicznie rozwiązaniom klasy ERP. Klienci mogą w każdej chwili płynnie rozbudować program o dowolne funkcje zgodnie z rosnącymi potrzebami firmy. Duże przedsiębiorstwa po wnikliwym porównaniu ofert coraz częściej sięgają po programy, które do tej pory kojarzone były z rynkiem MŚP. Okazuje się, że mogą one w pełni zaspokoić ich potrzeby przy nieporównywalnie niższych kosztach zakupu, eksploatacji czy wdrożenia. Jeżeli przedsiębiorstwo wykorzystuje moduł finansowo-księgowy, może dokonać rozbudowy programu według własnych potrzeb, np. uruchomić moduł sprzedażowo-magazynowy czy kadrowo-płacowy. Małe firmy najczęściej wykorzystują oprogramowanie wspierające sprzedaż lub prowadzenie księgowości. To naturalne wsparcie procesów, które wymagają przetwarzania informacji. Małe przedsiębiorstwa, wybierając oprogramowanie, powinny zwrócić uwagę na integrację poszczególnych modułów i warunki późniejszej rozbudowy. Zastosowanie zintegrowanego oprogramowania przynosi wymierne korzyści każdej firmie.

Elwira Sokołowska prezes zarządu Sage Symfonia

Najmniejsze firmy najczęściej wybierają z naszej oferty podstawowe programy do zarządzania - Finanse i księgowość oraz wspomagające sprzedaż, np. system Symfonia Handel lub Faktura Pro. Natomiast średnie i większe firmy kupują złożone systemy zarządzania, z rozbudowanymi narzędziami analityczno-raportowymi. Dobrze sprzedają się Analizy Finansowe i Kontroling, a także Obieg Dokumentów i Intranet, usprawniające wewnętrzne procesy w firmach i przynoszące oszczędności w kosztach administracyjnych. Firmy zatrudniające kilkadziesiąt osób chętnie sięgają też po oprogramowanie kadrowo-płacowe.

Firma wykorzystująca tylko oprogramowanie księgowo-finansowe może skorzystać na wdrożeniu bardziej złożonych aplikacji, np. do analiz czy raportowania. Takie dodatkowe funkcje pomagają w lepszym planowaniu, pozwalają też uzyskać więcej danych o kondycji firmy. Przy rozwiązaniach modularnych i skalowalnych kolejne dokupowanie lub wymiana poszczególnych modułów nie stwarza problemu ani technologicznego, ani finansowego. Jest to korzystne dla firmy, bo pozwala na rozłożenie kosztów w czasie oraz dostosowanie rozwiązań informatycznych do aktualnych potrzeb firmy. Instalując kolejny moduł, użytkownik stale pracuje w znanym, zintegrowanym środowisku. Firmy, które już mają systemy klasy ERP, najczęściej rozwijają je w trzech kierunkach: wymieniają na większe i bardziej zaawansowane; dokupują nowe moduły w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej lub oszczędności; zmieniają to, co już mają poprzez modyfikacje oprogramowania, budowanie raportów itp.

Zmiana oprogramowania to kolosalne przedsięwzięcie, nie tylko finansowe, lecz także organizacyjne. Dlatego tylko firmy, które stoją pod ścianą, taką decyzję podejmują. Warto ją poprzedzić szczegółową analizą, aby nie było wpadki. Można także modyfikować oprogramowanie samodzielnie, dopasowując je precyzyjnie do własnych potrzeb. Ale warunkiem jest posiadanie systemu pozwalającego na taką ewolucję. Oczywiście wymiana lub rozwój oprogramowania łączy się z wydatkami i powinno być dopasowane do tempa i skali rozwoju firmy. Raz konieczne jest jedynie dokupienie kolejnych licencji dla nowych stanowisk, innym razem trzeba całkowicie zastąpić system nowym, większym i lepszym.

Marcin Wiciński, dyrektor ds. technologii, oprogramowania i serwisu w WaPro

Mała firma powinna dążyć do wsparcia procesów księgowych, magazynowych i kadrowo-płacowych systemem informatycznym (najlepiej zintegrowanym, czyli takim, w którym poszczególne elementy mogą się porozumieć) oraz do integracji z bankowością elektroniczną i rozwiązaniami mobilnymi dla pracowników w terenie.

Duża firma, która już sprawnie posługuje się zintegrowanym systemem wsparcia zarządzania, najczęściej znajduje się w sytuacji, gdy wszystkie dane dotyczące jej działalności są w systemie informatycznym, ale wiedza z nich płynąca jest bardzo ograniczona. Analiza zgromadzonych danych może być bowiem bardzo przydatna. Z pomocą przychodzą systemy Business Intelligence ( BI), Business Activity Monitoring (BAM), hurtownie danych. Systemy BI wspierają proces podejmowania decyzji, a systemy BAM pomagają monitorować stan aktualny. Kolejnym nieodzownym elementem systemu informatycznego (nawet w małej firmie) jest Customer Relationship Management ( CRM), który pozwala na bezpośrednie i bardzo efektywne wsparcie komunikacji z klientami oraz rejestrację historii tych kontaktów. Warto też wspomnieć - przynajmniej hasłowo - o systemach wsparcia łańcucha decyzyjnego i zarządzania obiegiem dokumentów.

Wojciech Kabecki, Fakt

Firmy rzadko są nastawione na duży rozwój swojego oprogramowania, zwłaszcza jeżeli dotychczasowe spełnia ich wymagania. Jeżeli już chcą mieć coś nowego, to najczęściej zaopatrują się w programy ułatwiające obsługę klienta, kontakt z klientem itd. Firmy, które już mają wdrożone oprogramowanie zintegrowane, w zasadzie nigdy nie decydują się na jego zmianę; koszty szkolenia i zakupu nowego oprogramowania, a także przeniesienia baz danych z jednego programu do drugiego są zbyt wysokie, a samo wdrożenie dosyć czasochłonne, nie wspominając już o narażeniu klientów na różnego rodzaju niedogodności. Małe i średnie przedsiębiorstwa powinny mieć przede wszystkim oprogramowanie legalne, jak najbardziej pasujące do rodzaju wykonywanych usług. Bez sensu jest zakup licencji na program, który jest nieprzydatny w pracy firmy.

Standardowe oprogramowanie to: klient poczty, system zarządzania kontaktami z klientem ( CRM), program do komunikacji, np. skype, GG (jeżeli firma na to zezwala). Przedsiębiorstwa, nawet największe, starają się korzystać z darmowych wersji programów. Zmiana producenta, a co za tym idzie oprogramowania jest dość niekorzystna ze względu na dość wysokie koszty wdrożenia, chyba że nowe programy lub pakiety są bardziej przydatne i przyjazne w obsłudze. Wtedy warto zaryzykować i zdecydować się na zmianę.