1. Właściwe oprogramowanie

Nie wystarczy pobranie właściwych aplikacji na komputer przenośny lub urządzenie PDA. Trzeba też wiedzieć, czy oprogramowanie spełnia potrzeby przenośnego biura. Czy programy dobrze ze sobą współpracują na komputerze przenośnym, czy zdarzają się przestoje przy dużym obciążeniu procesora. Oprogramowanie do zarządzania kontaktami umożliwia zintegrowanie danych z urządzeniem mobilnym, co pozwala na pobieranie i synchronizowanie kontaktów, terminów z kalendarza oraz notatek z urządzeniem.

2. Odpowiedni sprzęt

Zakup najnowszego komputera przenośnego nie gwarantuje sukcesu. Ważne, aby sprzęt spełniał wymagania związane z pracą w podróży. Wielu gadżetów, z których korzystają pracownicy w delegacjach, nie stworzono z myślą o podróżujących.

3. Odpowiednie połączenia

Bez przesady można powiedzieć, że połączenie jest dla przenośnego biura wszystkim. Dla wytrawnych podróżników istotny jest nie tylko dostęp do połączenia internetowego, ale również możliwość łączenia się z innymi urządzeniami, jak telefony komórkowe, urządzenia PDA i komputery przenośne. Technologie, takie jak Bluetooth (protokół dla urządzeń bezprzewodowych o krótkim zasięgu), umożliwiają nawiązywanie komunikacji z innymi urządzeniami w biurze lub pokoju hotelowym bez użycia kabli. Wszędzie powstają superszybkie sieci bezprzewodowe. Choć technologia Bluetooth nie rozwija się błyskawicznie, sama idea - rezygnacja z przewodów - jest warta zainteresowania. Technologia bezprzewodowa stanie się zapewne wszechobecna, a większość urządzeń będzie obsługiwała standard Bluetooth.

4. Odpowiednie aplikacje sieci Web

Aplikacje oparte na sieci Web są ważne dla przenośnego biura. Sieć Web to jedno z najbardziej skutecznych mediów umożliwiających pracownikowi mobilnemu uzyskiwanie dostępu do systemu zaplecza, sieci intranet lub bazy danych.