O tym, że towary należy zgłosić do wywozu na podstawie jednolitego dokumentu administracyjnego (SAD), mówi rozporządzenie Komisji (EWG) nr 2454/93. Wyjaśnia ono również, co dalej dzieje się z tym dokumentem.

KROK 1. Zgłoszenie w urzędzie wywozu

Przedsiębiorca zgłasza towary do wywozu we właściwym urzędzie celnym (w tzw. urzędzie celnym wywozu). W tym celu posługuje się dokumentem SAD. SAD składa się z kart 1, 2 i 3. Ich zastosowanie jest następujące:

• > karta 1 jest przeznaczona dla urzędu celnego, w którym zgłoszenie zostało dokonane,
• > karta 2 służy celom statystycznym,
• > karta 3 jest przeznaczona dla zgłaszającego.

O właściwości urzędu, w którym należy dokonać zgłoszenia wywozowego, przesądza siedziba eksportera (art. 788 rozporządzenia) lub miejsce, gdzie towary zostały zapakowane (załadowane) w celu wywozu ich poza obszar celny Wspólnoty.

KROK 2. Urząd wywozu wydaje kartę 3

KROK 3. Zgłaszający dostarcza kartę 3 do urzędu wyprowadzenia

KROK 4. Urząd wyprowadzenia potwierdza wywóz towarów

Urząd potwierdza wywóz towarów na odwrotnej stronie karty 3. Potwierdzeniem tym jest pieczęć z nazwą urzędu i datą.

KROK 5. Urząd wyprowadzenia zwraca kartę 3

Po przedstawieniu towaru i karty 3 SAD w urzędzie celnym wyprowadzenia zgłaszający może zażądać jej zwrotu. Żądanie takie należy wyrazić, umieszczając w polu 44 SAD adnotację " RET-EXP". Zgłaszający może też wyrazić wolę zwrotnego otrzymania karty 3 i potwierdzenia wywozu w jakikolwiek inny sposób, np. ustnie.

Karta 3 jest wydawana osobie, która ją przedstawiła wraz z towarem (zgłaszający, jego przedstawiciel, przewoźnik) lub - jeśli jest to niemożliwe - osobie wskazanej w polu 50 dokumentu SAD. Osoba wyznaczona w polu 50 SAD musi mieć miejsce zamieszkania/siedzibę na obszarze właściwości miejscowej urzędu celnego wyprowadzenia (w praktyce będą to np. agencje celne, spedytorzy). Szczegółowe wymogi, jakie powinno spełniać zgłoszenie celne, można znaleźć w rozporządzeniu ministra finansów z 22 kwietnia 2004 r. ( DzU z 2004 r. nr 94, poz. 902).