KROK 1. Sprawdź terminy

Pracodawca nie może nałożyć kary porządkowej po upływie dwóch tygodni od uzyskania informacji o naruszeniu obowiązku pracowniczego i po upływie trzech miesięcy od dnia, w którym pracownik dopuścił się naruszenia (art. 109 § 1 k.p.). Są to terminy ostateczne, których nie można przywrócić. Upływ jednego z nich powoduje, że pracodawca traci prawo ukarania pracownika. Dlatego jeśli pracodawca chce ukarać pracownika, musi pilnować, aby zrobić to przed ich upływem.

KROK 2. Wysłuchaj pracownika

Zanim pracodawca ukarze pracownika, musi najpierw go wysłuchać (art. 109 § 2 k.p.).

Jest to wymóg bezwzględny. Jego naruszenie może spowodować uchylenie nałożonej kary ze względu na niezachowanie warunków ustawowych.

W takiej sytuacji pracodawca ma obowiązek również uwzględnić sprzeciw pracownika, o ile ten z nim wystąpi. Wysłuchać wyjaśnień pracownika powinien pracodawca lub osoba uprawniona do nakładania kar porządkowych. Może być to jednak również inna osoba wyznaczona do tego celu (por. wyrok SN z 9 kwietnia 1998 r., I PKN 45/98).

Pracodawca może zastosować karę porządkową bez uprzedniego wysłuchania pracownika, jeśli ten zrezygnował ze stworzonej mu możliwości ustnego złożenia wyjaśnień bądź wybrał pisemną formę ich wyrażenia (wyrok SN z 16 czerwca 1999 r., I PKN 114/99). Ponieważ przepisy nie zastrzegają konkretnej formy, w jakiej ma się odbyć wysłuchanie, może to nastąpić ustnie lub pisemnie, a nawet telefonicznie, gdy uzasadnia to specyficzna organizacja pracy u pracodawcy.

KROK 3. Podejmij decyzję

Wysłuchanie pracownika może spowodować, że pracodawca odstąpi od karania. Jeśli jednak wyjaśnienia nie wpłynęły na zmianę zamiaru ukarania, to szef powinien zdecydować, jaką karę porządkową nałoży na pracownika.

KROK 4. Zawiadom pracownika na piśmie

Po wyborze kary pracodawca musi zawiadomić pisemnie pracownika o jej zastosowaniu. W piśmie wskazuje rodzaj naruszenia obowiązków pracowniczych (konkretny czyn pracownika, stopień jego winy, stopień naruszenia) i datę dopuszczenia się tego naruszenia oraz informuje o prawie zgłoszenia sprzeciwu i terminie jego wniesienia (art. 110 k.p. oraz uzasadnienie wyroku Sądu Najwyższego z 17 lutego 1999 r., I PKN 580/98).

Jeśli pracodawca nie wypełni obowiązku zawiadomienia na piśmie albo w zawiadomieniu nie zawrze wszystkich informacji, jakie powinny się w nim znaleźć, zamierzony przez niego skutek w ogóle nie wystąpi, czyli pracownik nie zostanie ukarany.

Odpis prawidłowego zawiadomienia pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika (część B).