Najważniejszym etapem wdrożenia, pozwalającym prawidłowo zaplanować czas i budżet, jest analiza przedwdrożeniowa. Firma prowadzi ją wspólnie z przyszłym ewentualnym dostawcą oprogramowania. Etap ten jest oczywiście płatny, ponieważ wymaga kilkudniowego zaangażowania zespołu wdrożeniowego. Ale lepiej zainwestować 10 proc. wartości przyszłego kontraktu i zminimalizować ryzyko. Należy pamiętać, że system wybiera się na 5 - 10 lat i w takiej perspektywie trzeba rozpatrywać potrzeby firmy.

Najważniejszym elementem umowy jest harmonogram prac wdrożeniowych. Powinien on być jak najbardziej szczegółowy i obejmować obowiązki obu stron ("Zleceniodawca przygotuje dane na dzień..."; "Zleceniobiorca wczyta dane do dnia..." itd.). Ważnym elementem umowy są też parametry odbioru systemu. Chodzi o określenie celów, jakie mają być osiągnięte, by system mógł być uznany za gotowy do pracy. Nieodzownym elementem każdej umowy, szczególnie w średnich i dużych firmach, jest serwis oprogramowania. Należy pamiętać, że dobrze serwisowany program przeciętnie żyje o 50 proc. dłużej niż pozostawiony po wdrożeniu sam sobie.

Przy dobrze wykonanej analizie przedwdrożeniowej nie ma możliwości przekroczenia budżetu. Główną przyczyną większości takich przekroczeń jest błędnie wykonana analiza lub jej brak. Poza tym już na etapie planowania wdrożenia należy ustalić, co się będzie działo z nowymi potrzebami, które pojawią się w trakcie wdrożenia.

Do zespołu wdrożeniowego klient powinien oddelegować 3-4 osoby z odpowiednimi uprawnieniami, znające całą firmę. Przynajmniej jedna osoba powinna być członkiem zarządu, by móc podejmować decyzje. Lepiej też delegować osoby, które pracują w firmie stosunkowo niedługo (do 5 lat), aby przyzwyczajenia nie wpływały na projekt. Pozostali członkowie zespołu to ktoś z działu IT, osoba odpowiedzialna za dane wykorzystywane w zarządzaniu firmą.

Pracownicy zwykle potrzebują około trzech miesięcy na zapoznanie się z nowym systemem i przyzwyczajenie się do niego. Dopiero po tym okresie zaczynają odczuwać satysfakcję z pracy oraz poszukiwać przydatnych im funkcji, nie ograniczając się do podstawowych czynności. Po 3 - 6 miesiącach od uruchomienia systemu, kiedy pracownicy potrafią określić nowe potrzeby, niewielkim kosztem można usunąć elementy wzbudzające największe kontrowersje lub najbardziej pracochłonne.