Nie zawsze tak jest, że umowy na wdrożenie systemu ERP mają "zamknięte budżety". Nadal na rynku IT są dostawcy systemów informatycznych, którzy wykorzystując naiwność klientów, świadomie umieszczają w umowach instrumenty prawne, które umożliwiają podnoszenie budżetu projektu z powodu na przykład "wzrostu złożoności systemu".

Właściwie skonstruowana umowa wdrożenia systemu ERP powinna bezwzględnie mieć określony stały budżet. Gwarancja stałego budżetu jest, obok gwarancji utrzymania zakresu projektu i terminu, jednym z fundamentów poprawnego kontraktu.

Jeżeli strony jasno zdefiniują wymagania klienta przed podpisaniem kontraktu, w trakcie realizacji nie powinno być miejsca na jakiekolwiek dodatkowe koszty. Wyjątkiem może być sytuacja, kiedy klient świadomie zwiększy zakres wdrożenia, przekraczając ustalenia kontraktowe. Wyznaczenie przez firmę członków zespołu wdrożeniowego to jeden z ważniejszych elementów przygotowania się do projektu. Nie warto ulegać pokusie oddelegowania osób, których brak będzie nam najmniej doskwierał. Najczęściej powiązane jest to z ich mniejszą praktyką, znajomością wymagań i specyfiki firmy. Najlepsze efekty osiąga się wtedy, gdy zaangażowani zostają liderzy, ludzie z doświadczeniem, zorientowani w sprawach swojego działu. Bez utworzenia takiej grupy wdrożenie może przynieść więcej strat niż korzyści.

Równie ważny jest dobór osoby na stanowisko kierownika projektu. Należy zwrócić uwagę na jego zdolności interpersonalne i organizacyjne oraz umocowanie w firmie. Strategie doboru takiej osoby są najczęściej dwie: może to być człowiek powszechnie szanowany w firmie, niezależnie od zajmowanego stanowiska, albo osoba z zewnątrz, która ma doświadczenie, bo prowadziła podobny projekt. Warto jak najwcześniej przekazać firmie wdrożeniowej wewnętrzne instrukcje, procedury czy opisy procesów, jakie robiliśmy np. na potrzeby ISO, a także informację na temat procesów i procedur, które uznajemy za unikatowe w firmie.