Przystępując do zakupu mebli do biura czy siedziby firmy, trzeba zawsze się zastanowić, czemu będą służyły poszczególne pomieszczenia. Jeśli są to osobne pokoje, to kto będzie w nich pracował, ile osób, jakie czynności będą wykonywały, jaki to będzie rodzaj pracy - czy wyłącznie biurowa, czy też polegająca na kontakcie z klientem. Inne potrzeby będzie miała księgowa, która cały dzień wypisuje faktury, a inne pracownik działu sprzedaży, który przy swoim biurku odbywa rozmowy z klientami. W każdym przypadku należy tak dobrać meble i je ustawić, by wszystko było pod ręką, bo konieczność ciągłego wstawania i siadania, by np. sięgnąć po segregator, męczy i denerwuje. Jeśli natomiast jest to sala konferencyjna, to jakiego typu spotkania będą się tam odbywały, ile osób będzie w nich brało udział, w jakim charakterze itp.

W siedzibach firm spotyka się różnego rodzaju pomieszczenia; gotowe - w których niewiele można zmienić i wówczas pozostaje tylko aranżacja wnętrza poprzez odpowiedni dobór i ustawienie mebli, albo przestrzenie otwarte - umożliwiające ich funkcjonalny podział za pomocą ruchomych ścianek działowych. W każdych użyje się innych mebli.

Nie zawsze jednak trzeba zatrudniać architekta wnętrz. Wiele firm specjalizujących się w dostarczaniu wyposażenia dla biur dysponuje komórką projektową, która jest w stanie wykonać wstępną koncepcję, łącznie z ruchomą wizualizacją komputerową, pozwalającą zobaczyć biuro na ekranie tak, jak będzie wyglądało po ustawieniu tam określonego rodzaju mebli i sprzętów. To daje o wiele lepsze wyobrażenie niż projekt wykonany na papierze. Taką wizualizację można nawet przesłać e-mailem. Niektóre firmy, np. nasza, oferują taką usługę gratis.

Ważne, by za to wszystko zabrać się odpowiednio wcześnie, najlepiej na etapie remontu lub adaptacji pomieszczenia, gdy możliwe jest jeszcze dokonanie przeróbek instalacji i przyłączy pod kątem potrzeb poszczególnych stanowisk, np. takiego usytuowania gniazdek, by potem kable nie plątały się na podłodze.

Pamiętajmy też, że meble biurowe wykonane są z płyty wiórowej, a ta zawiera formaldehyd, zawsze szkodliwy, u niektórych osób mogący wywołać reakcje alergiczne. Po ustawieniu mebli warto odczekać co najmniej dwa tygodnie, przez ten czas dobrze wietrzyć pomieszczenie, i zacząć je użytkować, gdy znikną charakterystyczne opary.