Skorzystanie z usług przechowywania dokumentów oznacza dla firm przede wszystkim ograniczenie kosztów. Nie jest wówczas potrzebne zatrudnianie pracowników do archiwum, wynajmowanie powierzchni magazynowej. Jeśli firma dysponuje pomieszczeniem, może wykorzystać je na inne cele lub wynająć.

Usługi przechowywania dokumentów świadczone są - na zasadzie outsourcingu - od mniej więcej 4 - 5 lat. Taka potrzeba pojawiła się, gdy firmy zaczęły ubiegać się o certyfikaty ISO. Często przy tej okazji konieczne było uporządkowanie archiwum. A najlepiej to zrobić, przekazując dokumenty na zewnątrz.

Skoro była taka potrzeba, pojawiły się także firmy, które te usługi oferują. Moja firma wcześniej przechowywała - i nadal to robi - dokumenty likwidowanych przedsiębiorstw. Warto wiedzieć, że od dwóch lat przechowywaniem dokumentów mogą zajmować się tylko spółki prawa handlowego wpisane do specjalnego rejestru prowadzonego przez urzędy wojewódzkie.