Jak długo przechowywać dokumenty
- Dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników należy przechowywać (archiwizować) przez co najmniej: 50 lat - akta osobowe pracownika; 20 lat - akta płacowe. Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - DzU z 1983 r. nr 38, poz. 173 oraz DzU z 2002 r. nr 171, poz. 1396. - DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA powinna być przechowywana według przepisów archiwalnych przez 5 lat, ale zdaniem archiwistów wymagania urzędów skarbowych sprawiają, że musi być przechowywana przez 6 lat. - DOKUMENTACJA PRODUKCYJNA Norma ISO 9001:2000 w punkcie 4.2.4 Nadzór nad zapisami określa, że należy ustanowić i utrzymywać zapisy w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością. Zapisy powinny być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania. Należy ustanowić udokumentowaną procedurę, w celu określenia nadzoru potrzebnego do identyfikowania, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania, zachowywania przez określony czas zapisów oraz dysponowania nimi. Z normy ISO 9001:2000 zatem nie wynika, ile konkretnie czasu firma ma przechowywać określony rodzaj dokumentu,ale zobowiązana jest do posiadania udokumentowanej procedury, w której będzie określona odpowiedzialność zarówno za nadzorowanie zapisów, jak i ustalenie czasu przechowywania. Norma wymaga, aby przechowywać zapisy tak długo, jak długo będzie potrzebny dowód zgodności z wymaganiami czy dowód skuteczności działania systemu zarządzania jakością. Terminy przechowywania organizacja określa sama. Zależą one m.in. od: > obowiązującego prawa, które stanowi, jak długo należy przechowywać np. dokumenty księgowe; > bezpieczeństwa wyrobu; czasem potrzebne jest przechowywanie dokumentów do końca życia wyrobu, dotyczy to np. reaktorów czy elektrowni jądrowych; > doświadczenia producenta, jeżeli dokumenty są potrzebne do bieżącego śledzenia i analizy procesu; > wymagań klienta, jeżeli życzy sobie, żeby np. protokoły z badań przechowywać przez okres działania instalacji; > innych czynników, w zależności od przepisów prawnych. Tak więc to właściciel procesu produkcyjnego, który zna wszystkie swoje obowiązki, powinien określić czas potrzebny do przechowywania dokumentów i zapisów, biorąc pod uwagę wszystkie wymagania prawne, wymagania klientów oraz swoje doświadczenie.

Jak długo przechowywać dokumenty

- Dokumentację związaną z zatrudnieniem pracowników należy przechowywać (archiwizować) przez co najmniej:

50 lat - akta osobowe pracownika;
20 lat - akta płacowe.
Ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach - DzU z 1983 r. nr 38, poz. 173 oraz DzU z 2002 r. nr 171, poz. 1396.

- DOKUMENTACJA FINANSOWO-KSIĘGOWA

powinna być przechowywana według przepisów archiwalnych przez 5 lat, ale zdaniem archiwistów wymagania urzędów skarbowych sprawiają, że musi być przechowywana przez 6 lat.

- DOKUMENTACJA PRODUKCYJNA

Norma ISO 9001:2000 w punkcie 4.2.4 Nadzór nad zapisami określa, że należy ustanowić i utrzymywać zapisy w celu dostarczenia dowodów zgodności z wymaganiami i dowodów skuteczności działania systemu zarządzania jakością. Zapisy powinny być zawsze czytelne, łatwe do zidentyfikowania i odszukania. Należy ustanowić udokumentowaną procedurę, w celu określenia nadzoru potrzebnego do identyfikowania, przechowywania, zabezpieczania, wyszukiwania, zachowywania przez określony czas zapisów oraz dysponowania nimi. Z normy ISO 9001:2000 zatem nie wynika, ile konkretnie czasu firma ma przechowywać określony rodzaj dokumentu,ale zobowiązana jest do posiadania udokumentowanej procedury, w której będzie określona odpowiedzialność zarówno za nadzorowanie zapisów, jak i ustalenie czasu przechowywania. Norma wymaga, aby przechowywać zapisy tak długo, jak długo będzie potrzebny dowód zgodności z wymaganiami czy dowód skuteczności działania systemu zarządzania jakością. Terminy przechowywania organizacja określa sama. Zależą one m.in. od:

> obowiązującego prawa, które stanowi, jak długo należy przechowywać np. dokumenty księgowe;
> bezpieczeństwa wyrobu; czasem potrzebne jest przechowywanie dokumentów do końca życia wyrobu, dotyczy to np. reaktorów czy elektrowni jądrowych;
> doświadczenia producenta, jeżeli dokumenty są potrzebne do bieżącego śledzenia i analizy procesu;
> wymagań klienta, jeżeli życzy sobie, żeby np. protokoły z badań przechowywać przez okres działania instalacji;
> innych czynników, w zależności od przepisów prawnych.

Tak więc to właściciel procesu produkcyjnego, który zna wszystkie swoje obowiązki, powinien określić czas potrzebny do przechowywania dokumentów i zapisów, biorąc pod uwagę wszystkie wymagania prawne, wymagania klientów oraz swoje doświadczenie.