Pracodawca wpisany do rejestru REGON, który przez cały 2006 r. i jeden dzień w styczniu 2007 r. był zgłoszony w ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe, musi policzyć, ile osób zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego. Jeśli średnio w miesiącu było ich więcej niż 9, musi złożyć ZUS IWA.

Jak ustalić liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego? Trzeba podzielić sumę osób, które podlegały temu ubezpieczeniu w ciągu poszczególnych miesięcy w 2006 r., przez liczbę miesięcy, w których płatnik składek był zgłoszony w ZUS co najmniej jeden dzień. A ponieważ istnieje wymóg nieprzerwanego zarejestrowania w ZUSprzez cały rok, to liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia wypadkowego trzeba zawsze podzielić przez 12.

Wynik należy zaokrąglić do pełnych jedności: w górę - jeśli końcówka jest większa lub równa 0,5, w dół - jeśli jest mniejsza od 0,5.

W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się wszystkich, którzy w danym miesiącu podlegali ubezpieczeniu wypadkowemu choć przez jeden dzień.

Ale uwaga! Pomija się osoby, które są objęte ubezpieczeniami emerytalnym i rentowymi, ale nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu.

Kogo nie uwzględniać

Nie należy więc uwzględniać (bo nie podlegają ubezpieczeniu wypadkowemu):
¦ zleceniobiorców wykonujących pracę poza siedzibą lub miejscem działalności zleceniodawcy,
¦ przebywających cały miesiąc na urlopie bezpłatnym, wychowawczym, pobierających zasiłek macierzyński, zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego,
¦ osób powołanych do odbycia zasadniczej służby wojskowej.

PRZYKŁAD 1

Pracodawca zatrudnia 9 pracowników. Oprócz nich, w maju, z jedną osobą zawarł kilkudniową umowę-zlecenie. Zleceniobiorca wykonał zlecenie w siedzibie zleceniodawcy. Podlegał więc obowiązkowemu ubezpieczeniu wypadkowemu. Przy ustalaniuliczby ubezpieczonych należy uwzględnić 9 pracowników (podlegają oni ubezpieczeniu wypadkowemu obowiązkowo) oraz jednego zleceniobiorcę.

PRZYKŁAD 2

Pracownik przebywał na urlopie bezpłatnym przez połowę lipca 2006 r., a przez pozostałą część miesiąca pracował. Z tego tytułu podlegał wszystkim ubezpieczeniom jako pracownik, w tym wypadkowemu. Zatem trzeba go uwzględnić przy ustalaniu liczby ubezpieczonych za ten miesiąc.

Na papierze czy przez Internet

Formularz ZUS IWA składa się w takiej samej formie, w jakiejpłatnicy przekazują do ZUS dokumenty ubezpieczeniowe. Tak wynika z art. 31 ust. 8 ustawy o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych (DzU z 2002 r. nr 199, poz. 1673 ze zm.). To oznacza, że jeśli płatnik ma obowiązek przekazywać dokumenty do ZUS przez teletransmisję danych za pomocą programu Płatnik, to ZUS IWA składa w taki sam sposób. Jeśli może rozliczać się w formie papierowej, to w takiej też formie przekazuje ZUS IWA do terenowej jednostki ZUS.

Płatnik musi przechowywać kopię formularzy ZUS IWA i ewentualne ich korekty w formie elektronicznej lub papierowej przez 10 lat.