Akta osobowe i dokumentację pracowniczą trzeba przekazać nowemu pracodawcy, gdy przejmuje on firmę i zatrudnionych w niej pracowników (art. 23k.p.). Tak wynika z § 9 rozporządzenia o prowadzeniu akt osobowych.

Natomiast przy upadłości bądź likwidacji firmy dokumentację i akta osobowe pracowników trzeba przekazać prywatnej lub państwowej firmie prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania tej dokumentacji. Na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu, szef powinien przesłać też takiej firmie odpowiednią opłatę. Jeżeli nie ma pieniędzy, to pozostaje mu zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o przekazanie akt do archiwum państwowego.