Księga to 16 rubryk, które trzeba skrupulatnie wypełniać. W pierwszych sześciu kolumnach opisujemy zdarzenie gospodarcze:

¦ kolumna 1 - kolejny numer zapisu. Powinien pokrywać się z numerem wpisanym na dowodzie księgowym;

¦ kolumna 2 - dzień miesiąca wynikający z dokumentu, który jest podstawą zapisu. Może to być data uzyskania przychodu albo poniesienia wydatku. Zapisy muszą być chronologiczne;

¦ kolumna 3 - numer dowodu księgowego (albo numer dziennego zestawienia sprzedaży);

¦ kolumny 4 i 5 - dane dotyczące kontrahenta. Na tyle precyzyjne, aby można go było zidentyfikować. Nie wypełniamy, jeśli zapisy są dokonywane na podstawie dziennego zestawienia sprzedaży oraz dowodów wewnętrznych; Pozycji 3 - 5 nie musimy wypełniać w kantorze i lombardzie oraz wtedy, gdy prowadzimy ewidencję sprzedaży albo ewidencję VAT.

¦ kolumna 6 - rodzaj przychodów lub kosztów, np. sprzedaż cukierków lub zakup benzyny.

Kolumny 7 - 9 przeznaczone są do ewidencjonowania przychodów, natomiast

kolumny 10 - 14 do księgowania kosztów. W księdze są jeszcze kolumny 15 i 16, tzw. wolne, gdzie możemy zamieszczać uwagi dotyczące pozostałych zapisów (np. w kolumnie 16 informację o przecenie firmowych towarów).