KROK 1. Ustal, ile przysługuje dni urlopu

Na początku ustalasz, w jakiej wysokości (ze względu na okres nauki i dotychczasowy staż pracy) w roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje urlop wypoczynkowy. Mnożysz więc wymiar jego pracy przez należny mu wymiar urlopu. Przykładowo mechanik z 10-letnim stażem ma prawo do 26 dni urlopu i jest zatrudniony na 1/5 etatu. Pracodawca ustala wymiar przysługującego mu wypoczynku.

1/5 x 26 dni = 5,2 = 6 dni, bo niepełny dzień zaokrągla się w górę do pełnego dnia (zgodnie z art. 154 § 2 k.p.).

Pracownikowi temu przysługuje w roku 6 dni urlopu. A np. u informatyka z 8-letnim stażem pracy zatrudnionego na 1/8 etatu wymiar jego urlopu liczy się z 20 dni, bo taki próg mają zatrudnieni do 10 lat.

1/8 x 20 dni = 2,5, a po zaokrągleniu 3 dni.

U pracownika zatrudnionego na 5/8 etatu wymiar urlopu wynosi 26 dni. Należny mu w roku kalendarzowym wymiar wypoczynku oblicza się następująco:

5/8 x 26 dni = 16,25, a po zaokrągleniu 17 dni.

KROK 2. Przelicz dni urlopu na godziny

Teraz mnożysz należny wymiar urlopu w dniach przez 8-godzinny dzień pracy, np. 6 dni x 8 godzin = 48, co daje tyle godzin urlopu pracownikowi z przykładu 1 czy 17 dni urlopu x 8 godzin = 136 godzin urlopu.

Jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art. 154§ 2 k.p.), nawet u niepełnoetatowego pracownika. Wyjątek stanowią osoby, których dobowa norma czasu pracy wynikająca z innych przepisów jest niższa niż 8 godzin (np. niepełnosprawni). Przykładowo pracującemu na 1/4 etatu (z prawem do 26 dni urlopu w roku) wymiar wypoczynku należy ustalić następująco:

1/4 x 26 dni = 6,5 dnia, a po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia będzie to 7 dni.

Potem przelicza się to na godziny (7 dni x 8 godzin), co daje 56 godzin urlopu.

KROK 3. Daj wypoczynek na dni pracy

Skoro wiesz już, ile dni i godzin wypoczynku przysługuje zatrudnionemu w niepełnym wymiarzeczasu pracy, to możesz już go wysłać na urlop. To właśnie w tym miejscu pojawia się największa trudność. Trzeba bowiem pamiętać, że urlopu udziela się tylko na dni pracy pracownika w wymiarze godzinowym.

Przykładowo zatrudniony na 1/4 etatu świadczy pracę dwa razy w tygodniu po 5 godzin. Urlopu trzeba mu udzielić w wymiarze godzinowym, który odpowiada jego dobowemu wymiarowi czasu pracy w dniu, w którym będzie korzystał z wypoczynku. Prosi o urlop na 2 dni pracy i na te dni dajesz mu wolne. Choć w pracy nie będzie go cały tydzień, to z jego puli urlopowej zdejmujesz mu tylko 10 godzin.

KROK 4. Odejmij z puli urlopowej

Właśnie z tej godzinowej puli urlopowej obliczonej w kroku trzecim należy odejmować wykorzystywany przez pracownika wypoczynek. Przykładowo jeśli niepełnoetatowiec pracuje codziennie po 2 godziny i poprosi o urlop np. na 3 dni swojej pracy, to z jego puli pracodawca odpisuje 6 godzin (2 godziny x 3 dni).

56 godzin - 6 godzin = 50 godzin

Pracownikowi pozostanie do wykorzystania jeszcze 50 godzin wakacji. Gdyby poprosił w całości o przysługujący mu wymiar urlopu, czyli 56 godzin, to poza firmą przebywałby 28 dni (56 godzin : 2 godziny, bo tyle pracuje każdego dnia = 28 dni). Nie stanowi to jednak naruszenia przepisów i nie ma podstaw prawnych, aby "obcinać" urlop wypoczynkowy, jeśli zgodnie z przyjętym rozkładem czasu pracy ma on trwać dłużej niż 26 dni.

Nie przeliczaj ponownie na dni pracy

Najczęstszy błąd pracodawców i kadrowców polega właśnie na tym, że dla niepełnoetatowcówprzeprowadzają jeszcze to ostatnie działanie. Ponownie przeliczają godziny na dni urlopu przysługujące w roku kalendarzowym. Tymczasem nie należy tego już robić. W pierwszym etapie bowiem został już obliczony pracownikowi wymiar urlopu stosownie do jego wymiaru czasu pracy. Jeśli obliczyłeś prawidłowo, to nie ma niebezpieczeństwa naruszenia art. 154 § 3 k.p.